Terminos, Politica de Datos y Acuerdo de Firma Electronica

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados o tratados a traves de la plataforma PDF Firma, disponible en https://www.pdffirma.com, es Codex Contabilidad y Desarrollo.

• NIT / identificacion: 88241564.
• Domicilio: Villa del Rosario, Colombia.
• Correo de contacto legal: legal@pdffirma.com.

2. Objeto de la politica

Esta politica informa la forma en que PDF Firma recolecta, usa, transmite, consulta, conserva o elimina datos personales en desarrollo de servicios de firma electronica no certificada, validacion de identidad, evidencia de firma y procesamiento de pagos.

El tratamiento se realiza conforme a la Constitucion Politica de Colombia, la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y las normas aplicables sobre proteccion de datos personales.

3. Datos personales que pueden ser tratados

• Datos de identificacion y contacto: nombre, apellidos, tipo y numero de documento, correo electronico, telefono, pais, ciudad y datos necesarios para identificar al usuario o firmante.
• Datos relacionados con firma electronica: documento PDF cargado, nombre y correo del firmante, fecha y hora de acceso, IP, navegador, dispositivo, sistema operativo, aceptacion de terminos, imagen de firma, trazos, coordenadas, hash, codigo de verificacion, evidencia tecnica y registros de auditoria.
• Datos de validacion de identidad procesados por Didit: documento de identidad, imagenes, selfie, video, prueba de vida, datos biometricos, IP, dispositivo, senales antifraude, resultado de verificacion y auditoria.
• Datos de pago procesados por Wompi: estado del pago, referencia, valor, moneda, fecha, identificador de transaccion y datos basicos para confirmar compras o habilitar servicios. PDF Firma no almacena datos completos de tarjetas, cuentas bancarias, codigos CVV ni credenciales financieras.

4. Datos sensibles

Algunos procesos pueden involucrar datos sensibles, especialmente datos biometricos, imagenes faciales, prueba de vida o grafos de firma. El usuario no esta obligado a autorizar datos sensibles, pero entiende que sin dicha autorizacion PDF Firma podria no permitirle firmar documentos o acceder a funcionalidades que requieren validacion de identidad.

PDF Firma no almacena directamente en sus propios servidores los documentos de identidad, selfies, videos o datos biometricos capturados por Didit; sin embargo, dichos datos son procesados por Didit y pueden ser consultados desde la cuenta empresarial asociada a PDF Firma, conforme a las finalidades autorizadas.

5. Finalidades del tratamiento

• Crear, administrar y autenticar cuentas de usuario.
• Permitir la carga, preparacion, revision, envio y firma electronica de documentos PDF.
• Validar identidad mediante Didit y prevenir fraude o suplantacion.
• Generar evidencia tecnica y juridica del proceso de firma.
• Asociar el documento firmado con firmante, fecha, hora, IP, dispositivo y aceptacion de terminos.
• Procesar pagos mediante Wompi y confirmar planes o servicios contratados.
• Atender soporte, consultas, quejas, reclamos o peticiones.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, regulatorias o judiciales.
• Conservar evidencia en caso de disputas, auditorias o procesos administrativos o judiciales.
• Mejorar la seguridad, estabilidad, funcionalidad y experiencia de uso de la plataforma.

6. Autorizacion, terceros y transferencias

El usuario autoriza el tratamiento al crear cuenta, cargar documentos, iniciar procesos de firma, validar identidad, pagar, aceptar casillas de autorizacion o usar funcionalidades que impliquen tratamiento de datos. La autorizacion podra constar por medios electronicos como checkbox, boton, fecha, hora, IP o logs.

PDF Firma podra compartir o permitir tratamiento de datos con Didit, Wompi, proveedores de alojamiento, infraestructura, correo, almacenamiento, seguridad, analitica, soporte tecnico, autoridades competentes o terceros autorizados por el usuario. Algunos proveedores pueden estar fuera de Colombia; el usuario autoriza la transmision o transferencia internacional cuando sea necesaria para prestar el servicio.

7. Conservacion, derechos y consultas

PDF Firma conservara datos personales durante el tiempo necesario para prestar el servicio, conservar evidencia de firma, atender reclamaciones y cumplir obligaciones legales o contractuales. Los datos procesados por Didit y Wompi tambien estaran sujetos a sus propias politicas de conservacion, seguridad y eliminacion.

El titular puede conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorizacion, ser informado sobre el uso, presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, revocar autorizacion o solicitar supresion cuando proceda. La solicitud debe enviarse a legal@pdffirma.com con asunto "Datos personales - PDF Firma" e incluir identificacion del titular, correo de contacto, descripcion clara y soportes si aplica.

8. Seguridad, menores y cambios

PDF Firma implementara medidas tecnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos contra perdida, acceso no autorizado, alteracion, uso indebido, divulgacion o destruccion. Ningun sistema informatico es absolutamente seguro.

PDF Firma no esta dirigida a menores de edad. La politica podra actualizarse en cualquier momento y la version vigente sera publicada en https://www.pdffirma.com.

1. Identificacion y aceptacion del servicio

PDF Firma es una plataforma tecnologica disponible en https://www.pdffirma.com que permite cargar, preparar, enviar y firmar documentos PDF mediante mecanismos de firma electronica no certificada. Puede incluir validacion de identidad por Didit, evidencia tecnica, grafos o trazos de firma, registros de auditoria, validacion de pago por Wompi y funciones relacionadas.

Al acceder, registrarse, cargar documentos, validar identidad, pagar o firmar documentos, el usuario acepta estos terminos, la Politica de Tratamiento de Datos Personales y el Acuerdo de Uso de Firma Electronica.

2. Naturaleza de la firma ofrecida

PDF Firma ofrece un mecanismo de firma electronica no certificada. No corresponde necesariamente a una firma digital certificada emitida por una entidad de certificacion, ni debe entenderse como firma notarial, autenticacion notarial o certificacion oficial de identidad.

La validez dependera del cumplimiento de requisitos legales aplicables, del acuerdo entre las partes, de la confiabilidad del metodo usado, de la evidencia generada y del contexto del documento firmado.

3. Acuerdo sobre uso de firma electronica

• La firma electronica podra usarse como mecanismo valido para manifestar consentimiento.
• La identificacion del firmante podra realizarse mediante cuenta, correo, IP, dispositivo, validacion Didit, grafos, trazos, auditoria y mecanismos disponibles.
• La aceptacion mediante botones, checkboxes, codigos, trazos o acciones equivalentes podra usarse como evidencia de consentimiento.
• El usuario no podra desconocer una firma realizada con sus credenciales, identidad validada o dispositivo, salvo prueba de uso no autorizado, fraude, error o causa legal suficiente.

4. Obligaciones del usuario

• Suministrar informacion real, completa, actualizada y verificable.
• Usar la plataforma solo para fines licitos y no suplantar a terceros.
• No cargar documentos falsos, fraudulentos, ilegales, ofensivos o que vulneren derechos de terceros.
• No evadir mecanismos de identificacion, seguridad, validacion, auditoria o pago.
• Mantener bajo custodia credenciales, dispositivos, correos y medios de acceso.
• Revisar el documento antes de firmarlo y firmar solo cuando entienda y acepte su contenido.
• Obtener autorizaciones necesarias cuando cargue datos o documentos de terceros.

5. Didit, Wompi y documentos del usuario

PDF Firma podra exigir validacion de identidad mediante Didit antes de permitir la firma de determinados documentos. Si la validacion es rechazada, incompleta o sospechosa, PDF Firma podra impedir la firma, solicitar nueva validacion o suspender la operacion.

Como medida adicional de verificacion de identidad, el equipo de PDF Firma podra solicitar al usuario o firmante la realizacion de una videollamada. Esta solicitud podra efectuarse en cualquier etapa del proceso de registro, activacion de cuenta o firma cuando se considere necesario para confirmar la identidad de la persona, prevenir fraude o suplantacion, o reforzar la seguridad del proceso. La negativa injustificada a participar en dicha videollamada podra resultar en la suspension, limitacion o cancelacion del proceso, la operacion o la cuenta.

Los pagos podran ser procesados por Wompi. PDF Firma habilitara el servicio cuando el pago sea confirmado; si el pago es rechazado, revertido, anulado o marcado como sospechoso, podra limitar, suspender o cancelar el acceso.

El usuario declara que tiene derecho o autorizacion para cargar, enviar y firmar los documentos procesados. PDF Firma no revisa necesariamente la legalidad, contenido, suficiencia, validez contractual o conveniencia de dichos documentos.

6. Evidencia, disponibilidad y restricciones

PDF Firma podra generar evidencia tecnica del proceso de firma: identificacion del documento, hash o codigo de integridad, fecha, hora, IP, correo, validacion de identidad, datos del dispositivo, imagen de firma, grafo, eventos de aceptacion y auditoria.

La plataforma se prestara procurando disponibilidad, seguridad y funcionalidad, pero no se garantiza operacion continua, ininterrumpida o libre de errores. Esta prohibido usar PDF Firma para fraude, suplantacion, actividades ilicitas, malware, acceso no autorizado, ataques, copia, descompilacion, lavado de activos, financiacion del terrorismo o actividades prohibidas por ley.

7. Suspension, propiedad intelectual y responsabilidad

PDF Firma podra suspender, limitar o cancelar acceso por uso fraudulento, suplantacion, incumplimiento, irregularidad en validacion de identidad, pago rechazado o fraudulento, riesgo legal, tecnico, reputacional o de seguridad, u orden de autoridad competente.

La plataforma, software, diseno, marca, textos, interfaces, codigo, bases de datos, flujos y documentacion son propiedad de PDF Firma o sus licenciantes. PDF Firma no sera responsable por contenido de documentos, errores del usuario, uso indebido de credenciales, fallas de terceros, fuerza mayor, ataques informaticos o decisiones de terceros basadas en documentos firmados, en la medida permitida por la ley.

8. Soporte, ley aplicable y jurisdiccion

Soporte tecnico: soporte@pdffirma.com. Estos terminos se rigen por las leyes de la Republica de Colombia. Cualquier controversia sera sometida a los jueces competentes de Colombia, sin perjuicio de mecanismos alternativos de solucion de conflictos que las partes puedan acordar.

1. Consentimiento para firmar electronicamente

El firmante acepta utilizar medios electronicos para revisar, aceptar y firmar documentos a traves de PDF Firma. Reconoce que su firma electronica, trazo, grafo, boton, checkbox, validacion de identidad, IP, fecha, hora, dispositivo y demas evidencias podran usarse para demostrar identidad, consentimiento y aceptacion del documento firmado.

2. Naturaleza de la firma

El firmante entiende que PDF Firma ofrece una firma electronica no certificada. Esta firma no equivale necesariamente a firma digital certificada emitida por entidad de certificacion digital ni a autenticacion notarial. Sin embargo, acepta que el mecanismo utilizado es valido para manifestar consentimiento cuando sea confiable y apropiado para el documento o transaccion correspondiente.

3. Validacion de identidad y datos sensibles

El firmante acepta que PDF Firma pueda solicitar validacion de identidad mediante Didit. Autoriza el tratamiento de datos personales, incluyendo datos sensibles o biometricos cuando sea necesario, para verificar identidad, prevenir fraude, generar evidencia de firma y proteger la integridad del proceso.

El firmante tambien acepta que, como paso adicional de verificacion, el equipo de PDF Firma pueda solicitar una videollamada para confirmar su identidad antes de completar el proceso de registro o firma. La participacion en dicha videollamada podra ser requisito indispensable para continuar con la operacion cuando el equipo de PDF Firma lo considere necesario.

4. Revision del documento y custodia de acceso

El firmante declara que antes de firmar tuvo oportunidad de abrir, leer, revisar y entender el documento. Se compromete a proteger dispositivos, correo electronico, codigos, credenciales y demas medios usados para firmar, e informar oportunamente cualquier sospecha de uso no autorizado.

5. Evidencia

El firmante acepta que PDF Firma conserve o genere evidencia tecnica del proceso, incluyendo auditoria, hash del documento, IP, fecha, hora, dispositivo, correo, validacion de identidad, aceptacion de terminos, trazo o grafo de firma y demas informacion necesaria para acreditar la operacion.